Menighedsrådsmøde i Sognegården tirsdag 8. juni 2010 kl. 19.00

Punkt	Beslutning	Aktion
Til stede:	Medlemmer: Jane Lenler-Eriksen, Klaus Rasmussen, Margit Gjødesen, Dorte Rasmussen, Bjarne Zimling, Henning Jespersen, Verner Øgaard Kirsten Poulsen. Præster:         Lotte Boas. Medarbejderrepræsentant: John Rosendal. Merete Kjærsbo. Afbud fra:      Birgit Jensen og Helle Bærnholdt.
Seneste referater underskrives – godkendelse af dagsorden.	Referater fra MR. møder d. 11. maj og d. 18. maj 2010 blev underskrevet efter mindre rettelse til menighedsrådsmødet d. 11. maj, pkt. 166 (både Verner og Bjarne deltog i præstegårdssynet i Vium). Dagsorden godkendt med flg. tilføjelser: 176.e. Konfirmandlejr 176.f. Distriktsforeningens sommerudflugt.
176. Efterretningssager. a.       Møde med kirkegårds-konsulent vedr. regulering af kirkegården samt beskæring og fældning af træer. b.       Nyt tag på præstegården. (B). c.       Depot rum. d.       Energimærkning. e.       Konfirmandlejr. f.        Distriktsforeningens sommerudflugt.	Mødet finder sted fred.d.18.juni kl.09.00 med deltagelse af kirkegårdskonsulent Mogens Andersen, John Rosendal, kirkegårdsudvalget, kirkeværge Dorte Rasmussen er forhindret.  Menighedsrådet foretager forinden en besigtigelse af kirkegården tirsdag den 15. juni kl. 1430. Etablering af bedre adgang til visse gamle gravsteder og fældning af træer kan ikke iværksættes uden konsultation med en kirkegårds-konsulent.  Konsulenten udarbejder en plan, der derefter tiltrædes af Menighedsrådet og sendes til godkendelse af Provstiudvalget. Skitseprojekt og tilbud på 520.000 kr. plus moms fra Kølvrå Tømrer- og Snedkerforretning er indsendt til Provstiudvalget og bliver behandlet på dets møde d.9 juni.  Det forventes, de siger, vi skal have en arkitekt til at udarbejde et projekt, og at det sendes i licitation.  Kan muligvis betales over 5%-midlerne. Tilbud fra Kølvrå Tømrer og Snedkerforretning på 72.675 kr. inkl. moms.  Vort ønske om særlig folie er 3.000 kr. mere, så prisen bliver 75.675 kr.  Provstiet siger, at ved mindre projekter over 20-30 tusinde skal man indhente to tilbud.  Henning har derfor bedt om to yderligere tilbud. På næste menighedsrådsmøde besluttes, hvor beløbsgrænsen for projekter skal ligge for indhentning af flere tilbud. Rykker fra firmaet med tillæg af rente og rykkergebyr på trods af, at vi ikke har modtaget regningen tidligere. Regningen er nu betalt (uden gebyr og rente). Kjelsø Lejren har sendt mail om, hvornår på dagen den 25. september vi kommer? Der meddeles ca. kl. 1730. Lejren er forhåndsreserveret hvert år den sidste weekend i sept. På grund af ombygning kan vi ikke være der den sidste weekend i september 2011.  Vi vil overveje at finde et andet sted eller et andet tidspunkt. Menighedsrådets medlemmer, præster og kirkens ansatte med ledsager inviteres til den 14. august med samme program, da der var ringe tilmelding til første dato.  Seneste tilmelding inden 6. august til Jane.	Dorte Jane Henning Verner Birgit John Jane Alle
177. Orientering fra præsterne.	Lotte: a. Opvaskemaskine og varmtvandsbeholder har lækket; maskine er repareret og beholderen er nu udskiftet. b. I løbet af april/maj har der været konfirmation og Fredagshjørnets afslutning, foruden alle helligdagene. Kirkedagene havde ringe tilslutning fra Karup. Bustransporten aflystes. Konklusionen på menighedsrådets visioner og målsætning kan læses i referat af Menighedsrådets møde d.18.maj. c. Begyndt på etableringen af en gruppe til at hjælpe med at pynte op til høstgudstjenesten. PR plan omdelt i kopi. d. Kirken er oprettet på Facebook.
178. Skrivelser/mails. a.     Spørgeskema fra Viborg Stift vedr. diakoni i sognene (B).	Skal tages op på et menighedsrådsmøde, men det er besluttet, at Lotte udfylder og returnerer skemaet, med den generelle pointe, at vi ikke har penge eller ressourcer.	Lotte
179. Udvalgs nyt : Kirke, Kirkegårds og præstegårds udvalg m.fl.	Kirke, kirkegårds- og præstegårdsudvalg. Dørpumper monteret.  VVS i præstegården omtalt ovenfor. Møde med arkitekten om mur og sokkel.  Han blev bedt om at sørge for ordentlig udbedring. Belægning på stien ved sognegården og brønden ved kirkegårdslågen, sten ved urnegrave og depotpladsen løber op i 31.818 kr. plus moms.  Dette og andre opgaver prioriteres unde pkt. 182. Hylde ved korets bænk bliver ikke fjernet, da der er rimelig plads på bænken. Lydanlæg til optagelse af CD-er virker ikke optimalt.  John Rosendal prøver at løse problemet sammen med Flemming og tekniker fra leverandøren. Jane aftaler et mødetidspunkt med samtlige involverede i fremstillingen af CD-er.	John Jane
180. Økonomi ved Kirsten Poulsen. a.       Fremlæggelse af budget udkast 2011(B). b.    Gennemgang af halvårsregnskab 2010.	Nyt format af budget, da vi skal ind under statens kontoplan.  Det er ikke er så detaljeret som vanligt.  Der er ikke den stor ændring i tallene fra 2010, da der ingen fremskrivning er fra 2010 til 2011. Alle lønninger bliver nu henført til de konti, hvor de hører hjemme. Budgettet for 2010 ser ud til at holde baseret på de første fem måneder.  Det ser ud til, at depotrum m.v. kan dækkes i år.  De større udgiftsposter  (præstegårdens tag) søges dækket af 5%-midler.
181. Prioritering af vedligeholdelses opgaver, nyanskaffelser og ønsker.(B).	(Prioriteringen foretages med udgangspunkt i halvårsregnskabet 2010 og budgetudkastet 2011.) 2010 1 – Depotrum 1 – Kirkegården og dens omgivelser 1 – Brudebibler, m.v. 1 – Understrygning af kirkens tag 1 – Udvendig kalkning af kirken 1 – Maling af døre i kapel og graverhus 1 – Præstegården (varmtvandsbeholder) 1 – Udgifter til aktiviteter (gruppearbejde) 1 – Præstegårdens tag (5%-midler) 2 – Logo til brevpapir m.v. 2 – Kamera 2 – Projektor 2 – Nye vinduer i kirkens vestgavl.   2011 1 – Kirkegården i flg. plan (sti, hegn) 1 – Vision om kristendomsundervisning i 4. klasse 1 – Udgivelse af ”Kikeavisen” 1 – Øgede udgifter til PR 3 – Kirkeblad       (Birgit undersøger via andre sogne, hvad        prisen vil være for et blad.)	Birgit
182. Kommende aktiviteter, planlægning. Udflugt, høstgudstjeneste mm.	Udflugt: Planlagt til Løgumkloster lørdag den 28. august.  Der er for mange, der ikke kan, så den udflugt aflyses. I stedet holdes grill eftermiddag på Kildevej 2A efter gudstjenesten den 8. august, hvor også børn er velkomne. Ekskursionsudvalget involveres i det praktiske arrangement. Høstgudstjeneste bliver den 19. september.  Gruppe til oppyntning under etablering.  Auktion afholdes med overskud til Thailand.  Om der skal være kirkekaffe skal besluttes. Byfest sidste weekend i august.  Gudstjeneste fredag aften (27. august) kl. 20. i Lunden. 5. september bliver der gudstjeneste med udflugt, uden sted dog er fundet endnu. Morgensang i kirken torsdage.  I juni og i august; den 10. og 25. juni samt den 12. og 26. august. Minikonfirmander. Tidligere undervisere er Dorthe Braüner, som ikke kan være med i år og Kirstine Maarbjerg, som først skal have koordineret med skoleskemaet før endeligt tilsagn.  Vi afventer svar fra Kirstine og arbejder på at finde en afløser for Dorthe. Konfirmandlejren. Dorte spørger de tidligere frivillige hjælper om de vil være interesseret i at hjælpe igen i år.  Der skal fremskaffes børneattest på alle, så det meddeles ved henvendelsen.	Alle Klaus Alle Birgit Klaus Dorte
182. Evt.	Næste møde er den torsdag 5. august kl. 1900. Kamera: Der findes et antal mulige kameraer, som derefter afprøves i praksis af Dorte. Projektor: Brugen af en projektor i kirken undersøges for at få bedre idé om den mest egnede type.	Alle Bjarne Lotte

Mødet slut kl. 21.35.
Referent: Bjarne - Ordstyrer: Dorte

Menighedsrådsmøde i Sognegården tirsdag 8. juni 2010 kl. 19.00

Punkt	Beslutning	Aktion
Til stede:	Medlemmer: Jane Lenler-Eriksen, Klaus Rasmussen, Margit Gjødesen, Dorte Rasmussen, Bjarne Zimling, Henning Jespersen, Verner Øgaard Kirsten Poulsen. Præster:         Lotte Boas. Medarbejderrepræsentant: John Rosendal. Merete Kjærsbo. Afbud fra:      Birgit Jensen og Helle Bærnholdt.
Seneste referater underskrives – godkendelse af dagsorden.	Referater fra MR. møder d. 11. maj og d. 18. maj 2010 blev underskrevet efter mindre rettelse til menighedsrådsmødet d. 11. maj, pkt. 166 (både Verner og Bjarne deltog i præstegårdssynet i Vium). Dagsorden godkendt med flg. tilføjelser: 176.e. Konfirmandlejr 176.f. Distriktsforeningens sommerudflugt.
176. Efterretningssager. a.       Møde med kirkegårds-konsulent vedr. regulering af kirkegården samt beskæring og fældning af træer. b.       Nyt tag på præstegården. (B). c.       Depot rum. d.       Energimærkning. e.       Konfirmandlejr. f.        Distriktsforeningens sommerudflugt.	Mødet finder sted fred.d.18.juni kl.09.00 med deltagelse af kirkegårdskonsulent Mogens Andersen, John Rosendal, kirkegårdsudvalget, kirkeværge Dorte Rasmussen er forhindret.  Menighedsrådet foretager forinden en besigtigelse af kirkegården tirsdag den 15. juni kl. 1430. Etablering af bedre adgang til visse gamle gravsteder og fældning af træer kan ikke iværksættes uden konsultation med en kirkegårds-konsulent.  Konsulenten udarbejder en plan, der derefter tiltrædes af Menighedsrådet og sendes til godkendelse af Provstiudvalget. Skitseprojekt og tilbud på 520.000 kr. plus moms fra Kølvrå Tømrer- og Snedkerforretning er indsendt til Provstiudvalget og bliver behandlet på dets møde d.9 juni.  Det forventes, de siger, vi skal have en arkitekt til at udarbejde et projekt, og at det sendes i licitation.  Kan muligvis betales over 5%-midlerne. Tilbud fra Kølvrå Tømrer og Snedkerforretning på 72.675 kr. inkl. moms.  Vort ønske om særlig folie er 3.000 kr. mere, så prisen bliver 75.675 kr.  Provstiet siger, at ved mindre projekter over 20-30 tusinde skal man indhente to tilbud.  Henning har derfor bedt om to yderligere tilbud. På næste menighedsrådsmøde besluttes, hvor beløbsgrænsen for projekter skal ligge for indhentning af flere tilbud. Rykker fra firmaet med tillæg af rente og rykkergebyr på trods af, at vi ikke har modtaget regningen tidligere. Regningen er nu betalt (uden gebyr og rente). Kjelsø Lejren har sendt mail om, hvornår på dagen den 25. september vi kommer? Der meddeles ca. kl. 1730. Lejren er forhåndsreserveret hvert år den sidste weekend i sept. På grund af ombygning kan vi ikke være der den sidste weekend i september 2011.  Vi vil overveje at finde et andet sted eller et andet tidspunkt. Menighedsrådets medlemmer, præster og kirkens ansatte med ledsager inviteres til den 14. august med samme program, da der var ringe tilmelding til første dato.  Seneste tilmelding inden 6. august til Jane.	Dorte Jane Henning Verner Birgit John Jane Alle
177. Orientering fra præsterne.	Lotte: a. Opvaskemaskine og varmtvandsbeholder har lækket; maskine er repareret og beholderen er nu udskiftet. b. I løbet af april/maj har der været konfirmation og Fredagshjørnets afslutning, foruden alle helligdagene. Kirkedagene havde ringe tilslutning fra Karup. Bustransporten aflystes. Konklusionen på menighedsrådets visioner og målsætning kan læses i referat af Menighedsrådets møde d.18.maj. c. Begyndt på etableringen af en gruppe til at hjælpe med at pynte op til høstgudstjenesten. PR plan omdelt i kopi. d. Kirken er oprettet på Facebook.
178. Skrivelser/mails. a.     Spørgeskema fra Viborg Stift vedr. diakoni i sognene (B).	Skal tages op på et menighedsrådsmøde, men det er besluttet, at Lotte udfylder og returnerer skemaet, med den generelle pointe, at vi ikke har penge eller ressourcer.	Lotte
179. Udvalgs nyt : Kirke, Kirkegårds og præstegårds udvalg m.fl.	Kirke, kirkegårds- og præstegårdsudvalg. Dørpumper monteret.  VVS i præstegården omtalt ovenfor. Møde med arkitekten om mur og sokkel.  Han blev bedt om at sørge for ordentlig udbedring. Belægning på stien ved sognegården og brønden ved kirkegårdslågen, sten ved urnegrave og depotpladsen løber op i 31.818 kr. plus moms.  Dette og andre opgaver prioriteres unde pkt. 182. Hylde ved korets bænk bliver ikke fjernet, da der er rimelig plads på bænken. Lydanlæg til optagelse af CD-er virker ikke optimalt.  John Rosendal prøver at løse problemet sammen med Flemming og tekniker fra leverandøren. Jane aftaler et mødetidspunkt med samtlige involverede i fremstillingen af CD-er.	John Jane
180. Økonomi ved Kirsten Poulsen. a.       Fremlæggelse af budget udkast 2011(B). b.    Gennemgang af halvårsregnskab 2010.	Nyt format af budget, da vi skal ind under statens kontoplan.  Det er ikke er så detaljeret som vanligt.  Der er ikke den stor ændring i tallene fra 2010, da der ingen fremskrivning er fra 2010 til 2011. Alle lønninger bliver nu henført til de konti, hvor de hører hjemme. Budgettet for 2010 ser ud til at holde baseret på de første fem måneder.  Det ser ud til, at depotrum m.v. kan dækkes i år.  De større udgiftsposter  (præstegårdens tag) søges dækket af 5%-midler.
181. Prioritering af vedligeholdelses opgaver, nyanskaffelser og ønsker.(B).	(Prioriteringen foretages med udgangspunkt i halvårsregnskabet 2010 og budgetudkastet 2011.) 2010 1 – Depotrum 1 – Kirkegården og dens omgivelser 1 – Brudebibler, m.v. 1 – Understrygning af kirkens tag 1 – Udvendig kalkning af kirken 1 – Maling af døre i kapel og graverhus 1 – Præstegården (varmtvandsbeholder) 1 – Udgifter til aktiviteter (gruppearbejde) 1 – Præstegårdens tag (5%-midler) 2 – Logo til brevpapir m.v. 2 – Kamera 2 – Projektor 2 – Nye vinduer i kirkens vestgavl.   2011 1 – Kirkegården i flg. plan (sti, hegn) 1 – Vision om kristendomsundervisning i 4. klasse 1 – Udgivelse af ”Kikeavisen” 1 – Øgede udgifter til PR 3 – Kirkeblad       (Birgit undersøger via andre sogne, hvad        prisen vil være for et blad.)	Birgit
182. Kommende aktiviteter, planlægning. Udflugt, høstgudstjeneste mm.	Udflugt: Planlagt til Løgumkloster lørdag den 28. august.  Der er for mange, der ikke kan, så den udflugt aflyses. I stedet holdes grill eftermiddag på Kildevej 2A efter gudstjenesten den 8. august, hvor også børn er velkomne. Ekskursionsudvalget involveres i det praktiske arrangement. Høstgudstjeneste bliver den 19. september.  Gruppe til oppyntning under etablering.  Auktion afholdes med overskud til Thailand.  Om der skal være kirkekaffe skal besluttes. Byfest sidste weekend i august.  Gudstjeneste fredag aften (27. august) kl. 20. i Lunden. 5. september bliver der gudstjeneste med udflugt, uden sted dog er fundet endnu. Morgensang i kirken torsdage.  I juni og i august; den 10. og 25. juni samt den 12. og 26. august. Minikonfirmander. Tidligere undervisere er Dorthe Braüner, som ikke kan være med i år og Kirstine Maarbjerg, som først skal have koordineret med skoleskemaet før endeligt tilsagn.  Vi afventer svar fra Kirstine og arbejder på at finde en afløser for Dorthe. Konfirmandlejren. Dorte spørger de tidligere frivillige hjælper om de vil være interesseret i at hjælpe igen i år.  Der skal fremskaffes børneattest på alle, så det meddeles ved henvendelsen.	Alle Klaus Alle Birgit Klaus Dorte
182. Evt.	Næste møde er den torsdag 5. august kl. 1900. Kamera: Der findes et antal mulige kameraer, som derefter afprøves i praksis af Dorte. Projektor: Brugen af en projektor i kirken undersøges for at få bedre idé om den mest egnede type.	Alle Bjarne Lotte

Mødet slut kl. 21.35.
Referent: Bjarne - Ordstyrer: Dorte